Anbieten

Produce a winner!

Titelbild

In nahezu allen Fällen geht einem Auftrag, das heißt der Bestellung einer Leistung im Projektgeschäft, ein Angebot voraus. Im folgenden werden Sie auf die wichtigsten Umstände eingestimmt, ohne mit juristischen Details erschlagen zu werden. Diese müssen Sie sich nichtsdestotrotz aneignen, allerdings mit Hilfe eines "Vertragshandbuchs". Einer Bestimmung dessen, was ein Angebot ist, folgen Hinweise zum Ausarbeiten von Angeboten. Danach wird kurz auf einiges zum Vertraglichen hingewiesen, am Ende Empfehlungen und Gebote, die Sie annehmen und beachten sollten.

 Motto

Sich regen bringt Segen, denn Aufträge fallen nicht vom Himmel, sondern sie müssen beschafft werden. Projektleiter haben oft direkten Kontakt mit dem Auftraggeber, ihr Aufgabenbereich ist so groß wie ihr Verantwortungsbereich. Sicherlich ist das Schreiben von Angeboten, zumal, wenn man noch kein professioneller Angebotsschreiber ist, keine einfache Sache. Aber erstens gehört es zum Geschäft, von dem wir alle leben, und zweitens gibt es auch hier Richtlinien und erfahrene Kollegen, die den Weg weisen.

Schließen Sie Verträge, die den Interessen des Auftraggebers und denen des Auftragnehmers gerecht werden. Halten Sie sich an diese Verträge und erwartet dies auch von den Auftraggebern. Wenn möglich schließen Sie Werkverträge auf Festpreisbasis. Erbringen Sie keine Leistungen ohne rechtsverbindliche Vereinbarung. Realisieren Sie erst, wenn die Aufgabenstellung klar ist. Haben Sie den Ärger lieber am Anfang als am Ende.

Ein Angebot ist ...

... ihre Antwort auf eine Anfrage

Ob auf eine allgemeine Ausschreibung oder auf besondere Aufforderung hin, mit Ihrer Reaktion schlagen Sie, der Auftragnehmer (AN), einem möglichen Auftraggeber (AG) eine Lösung vor für das thematisierte Problem, die Aufgabe, die Anforderung. Der potentielle Auftraggeber hat seine Vorstellungen mündlich geäußert, in einem Pflichtenheft niedergelegt oder schon 1000 Seiten Leistungsbeschreibung (öffentlicher Auftraggeber) vorgelegt. Sie antworten mit einem attraktiven, überzeugenden Systemkonzept und so, dass dem Auftraggeber eine technische Entscheidung möglich gemacht wird. 

... Grundlage für einen Vertrag

Sie dürfen in einem Angebot nichts versprechen, was Sie (der AN) nicht halten können (kann), auch nicht mit besten Absichten. Nachträglich wird kein Auftraggeber Änderungen zu seinen Ungunsten hinnehmen; das passende Sprichwort lautet: Lieber am Anfang vergebens bedacht, als am Ende vergebens beklagt. Wenn Sie anfangen, brauchen Sie viele Augen, die der lauernden Gefahren gewahr sind. Holen Sie sich also bitte rechtzeitig kompetente Hilfe und vernachlässigen Sie Ihre Weiterbildung in puncto juristische Fallstricke nicht. (Siehe auch Literaturempfehlung Zahrnt) 

... eine Bewerbung um einen Auftrag

Vermutlich ist Ihres nicht das einzige Angebot, das der potentielle Auftraggeber zu beurteilen hat. Nicht nur, wenn Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben wollen, gestalten Sie das Angebot ansprechend: Denken Sie an Ihre Leser, schreiben Sie verständlich und höflich. Geben Sie alle gewünschten Informationen und begründen Sie, wenn Sie etwas weglassen. Sagen Sie genau das, was Sie sagen wollen: Es hilft niemandem, wenn Sie um Probleme herumreden, und teuer werden kann es zudem. Engagieren Sie sich: Sie wollen einen Auftrag bekommen, und Sie präsentieren mit dem Angebot Ihre Lösung zum Problem. Wenn Sie von Ihrem Angebot nicht überzeugt sind, wird man Ihnen den Auftrag nicht erteilen! 

... ein Projekt für sich

Die Angebotsersterstellung läuft ab wie ein Projekt im Zeitraffer. Ziel, Termin und Qualität für ein Angebot werden definiert. Die Angebotsplanung macht ? viel! ? Arbeit. Planen Sie die Ausarbeitung des Angebots wie ein Projekt. Strukturieren Sie, ermitteln Sie den Aufwand, verteilen Sie die Arbeit, überwachen Sie die Termine. Ergebnis ist das Angebot selbst und Teile der Projektplanung. 

Erstellen des Angebots

Ihre Hauptaufgabe in der Angebotsphase besteht darin, mit dem möglichen Auftraggeber beziehungsweise dem genannten Beauftragten die technischen Sachverhalte zu klären und in kürzester Zeit zu analysieren, was der Auftraggeber will und was er braucht. Mit Hilfe des Systemingenieurs müssen Sie zum einen die Machbarkeit der Leistungsanforderungen untersuchen und zum anderen ein schlüssiges System entwerfen, das den Anforderungen exakt entspricht. Die formalen Vorschriften für Angebote entnehmen Sie bitte Ihrem - hoffentlich existierenden - Vertragshandbuch, für das im nächsten Unterkapitel kurz ein Beispiel gegeben wird.

Umgang mit Auftraggebern

Zu einem Kunden ist man grundsätzlich und stets freundlich.
Sie besprechen die technischen Sachverhalte mit dem Beauftragten des Auftraggebers, dessen Projektorganisation in der Regel der unsrigen ähnelt.

Neben der rein technischen Erfahrung ist im Vorfeld eines Auftrags oftmals Verhandlungsgeschick erforderlich, um dem Auftraggeber die noch wirtschaftlich herstellbare Lösung abzuringen. Oft geht es nach Abgabe des Angebots erst richtig los. Das Angebot wird konkurrenziert, Diskussionen über Inhalt und Umfang der Leistungen sowie über die Preise sind zu erwarten.

Nur die Beauftragten mit Vertragsbefugnis (Auftragsmanager) verhandeln über das Angebot. Zusagen wie 'Das machen wir Ihnen noch.' dürfen Sie nicht treffen! Auch über die Preise reden Sie mit dem Auftraggeber nicht.

Angebotssituation

Anfragen möglicher Auftraggeber werden heute sehr breit gestreut. Durchschnittlich wird die Hälfte der abgegebenen Angebote zu einer Bestellung. Es soll und kann jedoch nicht jedes Angebot in der gleichen Ausführlichkeit fabriziert werden. Jemand muß an diesem Punkt eine unternehmerische Entscheidung treffen.

Fragen Sie den Auftragsmanager in welchem Umfang Sie das Angebot vorbereiten sollen: Er oder der Unternehmer legt die Angebotstiefe fest.

Angebots-/Auftragsarten

Jeder vom Auftraggeber gewünschte Einstiegszeitpunkt kann sinnvoll sein. So können sowohl die komplette Entwicklung als auch die technische Realisierung oder eine Anpassung angeboten werden. Die Leitprozesse sehen vor, dass Meilensteine vereinbart und die Meilensteinergebnisse festgeschrieben werden.

Anbieten kann man nach:   Festpreis   Aufwand oder    Leistungsmenge, wie zum Beispiel nach Seitenpreis oder Stückpreis. 

Bestandteile eines Angebots

Zu einem Angebot gehören:

In Ihrem Angebot sollte immer ein Ansprechpartner genannt sein.

Eingangsinformationen

Eine vage formulierte Anfrage kann dazu führen, dass falsche Schlüsse für das zu liefernde System gezogen werden. Beispielsweise unterschätzt man den Umfang, oder man läßt der Kreativität freien Lauf, und es entsteht ein von niemandem zu finanzierendes Übersystem, das alle Probleme, die man schon immer mal lösen wollte, löst beziehungsweise zu lösen verspricht. In beiden Fällen wird man beim Auftraggeber keinen Erfolg haben.

Alle Formen der Eingangsinformationen haben ihre Tücken. Fragen Sie nach, wenn die Informationen zu dürftig oder nebulös sind.

Andererseits empfiehlt es sich auch dann, wenn sehr ausführliche Pflichtenhefte oder Ausschreibungstexte vorliegen, den Inhalt des Angebots nach Möglichkeit mit dem Auftraggeber abzustimmen. Ihr Realisierungsvorschlag soll auf der Basis der Kundenwünsche zum Tragen kommen. Überzogene Forderungen und Risiken sollten im Vorfeld ausgeräumt werden.

Sie prüfen, ob die Eingangsinformationen stichhaltig und konsistent sind.
Zusammen mit dem Systemingenieur prüfen Sie, ob die gewünschte Problemlösung technisch machbar ist und ob die Leistungsanforderungen mit vertretbarem Aufwand zu realisieren sind.

Technische Vorabklärung

Es bedarf einiger Erfahrung, das vom Auftraggeber tatsächlich benötigte/gewünschte System anzubieten. Um diese Hürde zu nehmen, ist es hilfreich, mit gründlichen Recherchen die Anforderungen genau auszuloten und technische Details vorab zu besprechen.

Bieten Sie ein Minimal Compliant System (das kleinste sich in die Forderung fügende System) an: nicht mehr, nicht weniger, genau das. Denken Sie dabei an bereits vorhandene Lösungen und daran, ob Sie auf Standardlösungen zurückgreifen und diese konfigurieren können.
Die exakte Beschreibung von Art und Umfang der zu erbringenden Leistung, einschließlich der Qualitätsmerkmale, definiert die Aufgabenstellung. Technisch gute Lösungen führen erfahrungsgemäß zu sehr guten Angeboten.

Angebotskalkulation

Wenn das technische Lösungskonzept nach dem Strukturieren des möglichen Projekts steht, wird der Aufwand ermittelt und der Angebotswert kalkuliert.

Mit den ermittelten Kosten wenden Sie sich an den Auftragsmanager, der macht einen Preisvorschlag. Das letzte Wort hat die Geschäftsführung.

Begutachtung und Prüfung vor Unterschrift

Ob für große Ausschreibungen, bei denen Sie die Unterlagen häufig mehrere Wochen lang auf dem Tisch haben, oder für eine kleinere Anfrage: Der Abgabetermin für ein Angebot muß unbedingt eingehalten werden!
Beziehen Sie das Controlling von Anfang an mit ein. Kündigen Sie Angebote rechtzeitig an. Verabreden Sie Review-Termine.
Planen Sie Zeit für Nacharbeiten ein. Auch von der Geschäftsführung werden möglicherweise Änderungen festgelegt, die Sie einbringen müssen, bevor endgültig unterschrieben werden kann.
Fügen Sie dem Angebotsentwurf ein Extrablatt mit Ihren Annahmen hinzu; so können Controller und Vorgesetzte sich ein besseres Urteil bilden.

Das fertige Angebot wird vom Technischen Controller und vom Betriebswirtschaftlichen Controller begutachtet. Ist alles okay, erfolgt die Unterschrift gemäß Unterschriftsberechtigung (USB). Wenn Sie die aktuelle USB nicht kennen, fragen Sie Ihren Vorgesetzten danach.

Der erfahrene Angebotsschreiber fertigt die Unterschriftenseite mehrfach und mit verschiedenen Unterschriftspaarungen aus. Damit ist er gewappnet, wenn ein Unterschriftsberechtigter gerade dann nicht da ist, wenn's eilt.

Vertragliches

Erklären mehrere Personen oder Gesellschaften ihren Willen zu einer Sache oder einem Vorgang und stimmen darin überein, so handelt es sich um einen Vertrag. Diese Übereinstimmung ist juristisch verbindlich, wenn sie schriftlich vereinbart wurde.

Leistungen, Termine und Kosten müssen im Auftrag so genau beschrieben sein, dass bei der Auftragsausführung keine kontroversen Auslegungen auftreten. Außerdem muß in einem Abnahmeplan festgelegt werden, wie die Leistungen abgenommen werden sollen, um die Erfüllung des Auftrages festzustellen.

Als Projektleiter ist Ihre Aufgabe primär eine des Managements; da Sie jedoch für das Projekt als Ganzes hinsichtlich Qualität, Termin und resultierenden Kosten verantwortlich sind, müssen Sie sich mit den Formalitäten gegenüber dem Auftraggeber ebenfalls auskennen. Zu Ihrer Unterstützung sieht die Projektorganisation den Posten Auftragsmanagement vor. Das ist Ihre erste Quelle. Der Betriebswirtschaftliche Controller (BC) kennt sich mit den Feinheiten der Kostenkalkulation aus und archiviert die Vertragsunterlagen. Und bei den technischen Inhalten sowie bei Formulierungen, die technische Risiken an das Change-Request-Verfahren (siehe unten) koppeln, hilft der Technische Controller mit Rat und Tat, Musterformulierungen zum Beispiel.

Holen Sie sich Ihre Helfer herbei!

Vertragshandbuch

Das in der Ihrer Firma gültige Vertragshandbuch (VHB) informiert Sie über die formalen und juristischen Aspekte eines Angebots. Lernen Sie die wichtigsten Vertragsarten wie Werk-, Dienst- und Kaufvertrag kennen. Wichtig sind auch die Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern.

Von der Angebotserstellung über die Auftragsverhandlungen bis zur Abnahme und der Gewährleistung sollten Sie alles Wissenswerte über Gesetze und Vorschriften erfahren.

Große Bedeutung hat unter anderem das gültige Produkthaftungsgesetz, demzufolge der Auftragnehmer sicherzustellen hat, dass von seinen Produkten keine Gefährdung für Personen und Sachen ausgeht. Unter dieses Gesetz fällt besonders auch die Anwendungsdokumentation: Sie muß vollständig, korrekt und verständlich sein.

Anhand von Beispielen ist veranschaulicht, welche Formulierungen einwandfrei sind, welche Bedingungen zu stellen und welche zu erfüllen sind. Musterverträge stehen ebenfalls zur Verfügung; Sie müssen das Rad nicht neu erfinden!

Besorgen Sie sich das Vertragshandbuch und studieren Sie es.

Change Request (CR)

Verträge, die die Sie abschließen, sollten immer Regelungen darüber enthalten, wie eine Bitte um Veränderungen, ein sogenannter Change Request, zu behandeln ist. Ein Change Request bedeutet meistens Verschiebungen des Funktionsumfangs. Er muß wie ein zusätzlicher Auftrag bewertet und angeboten werden. Dabei muß man den ursprünglichen Vertrag immer im Auge behalten. 

Auch wir können einen Change Request stellen, wenn uns Änderungen wünschenswert und/oder erforderlich erscheinen.
Prüfen Sie zuerst, ob eine neue Forderung Vertragsbestandteil ist.
Verwenden Sie die Vorlage CHANGE REQUEST. Nennen Sie die Gewünschte Änderung und Begründung. Identifizieren Sie Betroffene Konfigurationseinheiten und die Folgen bei Durchführung hinsichtlich Kosten, Terminen und Qualität. Schreiben Sie ebenfalls die Folgen bei Nichtdurchführung auf und teilen Sie gegebenenfalls Alternativlösungen mit.
Unterschrift, ob vom Projektleiter oder vom Auftraggeber, nicht vergessen!

Im Change Control Board wird entschieden, ob, und wenn ja, mit welchen Änderungen oder Ergänzungen bestehender Verträge oder Dokumente und mit welchen Auswirkungen auf das Projekt - besonders den Endtermin! - der vorgeschlagene Change Request entwickelt werden kann.

Die Entscheidung des Change Control Board einschließlich Begründung und Bemerkungen gehört wieder auf das Formular.
Der CR wird genauso wie ein möglicher Auftrag behandelt, vom Angebotsentwurf über die Begutachtung bis zur Unterschrift der Geschäftsführung. Vor dieser Entscheidung nicht mit der Änderung beginnen!
Abschließend wird auch die Realisierung gemeldet.

CHANGE REQUEST - Ausschnitt

Empfehlungen und Gebote

Lassen Sie die folgenden Anweisungen von Zeit zu Zeit vor Ihrem inneren Auge passieren, um sie langsam, aber sicher zu verinnerlichen. Schreiben Sie die Liste mit Ihren wachsenden Erfahrungen fort, lassen Sie andere davon profitieren! Beachten Sie auch die Anweisungen im Projektleitungssoll.

Im Vorfeld nur verhandeln und keine mündlichen Verträge abschließen.
Wenn es einmal erforderlich sein sollte, ein Angebot zur technischen Klärung vorab zu schicken, dann erstens nur nach Zustimmung des technischen und des betriebswirtschaftlichen Controllers, zweitens in Absprache mit dem Vorgesetzten und drittens ohne Termin und ohne Preis!
Angebote an Partner in eigenen Haus erfolgen auf dem internen Briefpapier, Angebote an alle anderen externen Auftraggeber auf dem Firmen-Geschäftsbogen.
Besondere Vertragsbedingungen (BVB) im öffentlichen Dienst beachten, Antwortzeiten (!) einkalkulieren, Vertreter des Projektleiters benennen.
Unter Vollkaufleuten gelten Vertragsänderungen als mit stillschweigender Zustimmung vereinbart, wenn nicht innerhalb einer Frist widersprochen wird.
Unterschriftsberechtigten vereinbaren, USB?Ordnung beachten.
Alle vertragsrelevanten Aussagen müssen schriftlich abgefaßt sein. Was ist vertragsrelevant: Alles, außer den technischen Details.
Alle vertragsrelevanten Texte dem Controller zur Kenntnis geben.
Schriftverkehr sammeln, lieber ein Papier zuviel als eins zuwenig aufheben.
Bei Änderungen auf allgemeine Geschäftsbedingungen schriftlich hinweisen.
Bei Change Requests des Auftraggebers die Verschiebung des Endtermins nicht vergessen.
Bei fehlender Zulieferung des Kunden: Schriftlich ankündigen (nach vorheriger Absprache mit dem Technischen Controller!), dass das fehlende Teil ohne Rechtspflicht selbst entwickelt wird.
Besprechungsprotokolle unterschreiben lassen.
Telefonate mit dem Auftraggeber notieren.
Genau das realisieren, was der Vertrag hergibt.

 Schlusswort

Die Katze in Handschuhen fängt keine Mäuse.

Benjamin Franklin, 1706-1790, Politiker