Beenden

Fix und Fertig

Titelbild

Es gibt unterschiedliche Ereignisse, die ein Projekt beenden. Normalerweise sollte die vertraglich vereinbarte Leistung erfolgreich, das heißt zu den vorgesehenen Kosten und Terminen und in der vereinbarten Qualität, erbracht worden sein. Sie müssen dann noch alles aufräumen und dafür sorgen, dass Sie und andere an den im jeweiligen Projekt gemachten Erfahrungen teilhaben und diese zukünftig nutzen können.

 Motto

Sie können stolz und zufrieden sein, wenn Ihnen ein Projekt rundum geglückt ist. Wenn nicht, können Sie wenigstens aus Fehlern lernen und Ihre Erfahrungen verwerten, um es beim nächsten Mal besser zu machen.

So oder so: Seien Sie sich nicht zu schade, anderen von Ihren Erfahrungen und Kenntnissen zu berichten. Nicht umsonst spricht man von einem Erfahrungsschatz. Know-how-Transfer dient dem Unternehmen und allen Mitarbeitern in jeder Hinsicht.

Ein zum Guten abgeschlossenes Projekt gibt Ihnen einmal mehr die Gelegenheit, sich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Helfern aus dem Umfeld herzlich zu bedanken. Besprechen Sie es bitte mit Ihrem Vorgesetzten: Es wird immer möglich sein, den Projekterfolg zu würdigen.

Erfahrungsvermittlung

Bitte schmeißen Sie nicht alles einfach hin, auch wenn nicht nur das Produkt fix und fertig ist. Einige Tage für den Projektabschluß sollten eingeplant werden. Machen Sie sich am Ende - vielleicht zusammen mit Mitarbeitern und Kollegen - ein paar Gedanken über

Abschlußbericht

Die für die Abschluß-PES vorbereiteten Projektsteuerungsunterlagen bilden den größten Teil des Abschlußberichts. Dieser Projektabschluß ist oft sehr umfangreich.

Verdichten Sie Ihre Erfahrungen und die Daten aus dem Soll-Ist-Vergleich auf ein paar zusätzlichen Seiten. Erwähnen Sie auch die ungeplanten Vorkommnisse und wie Sie damit umgegangen sind. So wird sich jedermann auch auf die Schnelle über den Verlauf Ihres Projekts informieren und von den besonderen Erfahrungen profitieren können.

Erfahrungsdaten

Auf der Abschluß-PES wird festgestellt, welche Fakten und Zahlen in Ihre Erfahrungsdatenbasis aufgenommen werden.

Liefern Sie die vereinbarten Informationen bitte an die zuständigen Mitarbeiter bzw. die zuständige Dienststelle.

Archivierung

Projektakte

Prüfen Sie, ob das Abnahmeschreiben des Auftraggebers vorliegt.
Vervollständigen Sie die Projektsteuerungsunterlagen mit den letzten Dokumenten, die Unterlagen für die Abschluß-PES gehören dazu.
Kontrollieren Sie, ob die Projektakte den gesamten Ablauf des Vorhabens lückenlos widerspiegelt. Die Aufwands- und Finanzsituation muß aus der Projektkalkulation ersichtlich sein.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie sich an wichtige Details Ihr Leben lang erinnern werden. Haben Sie ungewöhnliche Wege bei der Projektsteuerung beschritten? Dann schreiben Sie diese auf. Auch angelegte Merkzettel, Listen, Übersichten können noch einmal von Nutzen sein.

Datensicherung

Sammeln Sie alle Dateien ein - auch die Daten auf entfernten Rechnern, die zum Projekt gehören, sollten Sie möglichst zusammenhängend wiederfinden können.

Sichern Sie alle  Sourcen   die verwendeten Tools und, falls es nötig ist, auch   die verwendete Betriebssystemversion. Das Konfigurationsmanagement kann helfen.
Befördern Sie ein komplettes Backup an einen zweiten, geschützten Ort. Das Rechenzentrum ist darauf vorbereitet.

Gewährleistung

Vertragsgemäß gewährleisten Sie die Qualität unserer Produkte für eine bestimmte Zeit über die Abnahme hinaus.

Halten Sie den letzten Stand der Software und der Dokumentation, gegebenenfalls auch die Hardware, im direkten Zugriff, damit auf Fehlermeldungen schnellstmöglich reagiert werden kann.
Spätestens mit der Bereitstellung zur Abnahme (BZA) sollten Sie Ihrem Auftraggeber einen Betreuungsvertrag für die Zeit nach der Gewährleistung anbieten.

 Schlusswort

So knüpfen ans fröhliche Ende
den fröhlichen Anfang wir an.

August von Kotzebue, 1761-1819, Theaterleiter